« Déléguer », dans certaines entreprises, ce mot est considéré comme un art. Et à juste titre car un directeur ou un manageur n’a, par définition, pas le temps de traiter le sujet en question.
« Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie » Dictionnaire Larousse – 2020.
La définition est pourtant claire, et pourtant parfois ce mot est mal interprété. Comprend t-il les notions de responsabilité ou d’autorité? Je vous propose dans cet article d’identifier les avantages à déléguer l’organisation de son évènement d’entreprise? Et surtout qu’elles actions se cachent derrière les prestations de ces agences évènementielles qui promettent toujours le meilleur au moins cher?
Organiser son séminaire soi-même ou le déléguer, quelle incidence sur le prix du séminaire ?
Si vous organisez votre séminaire vous-même, vous allez réaliser des économies. C’est apriori la conclusion la plus simple à faire. Mais vous êtes-vous déjà demandé combien de temps passiez vous (vous et/ou vos collaborateurs) a organiser votre séminaire?
Organiser soi-même son activité exige beaucoup de recherches. Vous n’êtes jamais certain de la réussite de l’activité, car vous n’avez aucune idée de la qualité du lieu d’accueil avant même d’y avoir mis les pieds. Vous reconnaissez que l’organisation d’un séminaire n’est pas chose facile mais pas pour autant insurmontable? Détrompez-vous! On estime qu’un séminaire de 10 personnes mobilise pour son organisation 2 personnes pour un total de 24heures en moyenne. Et je vous parle ici de personnes confirmées, dont c’est le métier, et qui passent beaucoup moins de temps qu’un novice en utilisant ses références, son expérience et ses connaissances. Nous rencontrons trop souvent de chefs d’entreprises qui s’épuisent à organiser eux-même et qui font le constat malheureusement trop tard que l’organisation de celui-ci demande beaucoup de temps.
Et puis au fil du temps, vient la question du renouvellement. Une heure est vite passée quand on cherche la dernière animation qui fait fureur. Surtout pas celle déjà effectuée lors de ces cinq dernières années. Non cette animation où ce lieu qui vous permettrez de vous aérer l’esprit, dans un cadre agréable et propice à votre réunion de bilan annuel.
Pourtant certains salariés sont rodés à cet exercice et aime ça. Celui-ci leur permet même de sortir de leurs tâches quotidiennes. Mais êtes-vous sûr que l’organisation d’un séminaire est une tâche dans laquelle ils seront les plus efficaces pour votre société? Ne vaudrait-il pas mieux leur confier les tâches qui demandent les compétences pour lesquelles vous les avez embauchés?
Peu de chefs d’entreprises connaissent réellement le coût de leurs séminaires. Voilà qui explique pourquoi la plupart des entreprises préfèrent aujourd’hui se tourner vers un prestataire afin de garantir le succès de leur évènement. Notez cependant que ce service se paie. Outre les frais de location, hébergement et tous les autres, il faut aussi ajouter les frais du prestataire qui varie selon les agences. Vous pouvez également consulter l’article qui vous donne des pistes pour réaliser des économies dans l’organisation d’un séminaire.
Comment choisir son prestataire de séminaire ?
Le choix du prestataire fait varier le prix du séminaire. Vous ne pouvez pas le négliger si vous décidez de déléguer l’organisation de votre évènement à un professionnel, une décision qui peut vous permettre d’économiser beaucoup de temps mais également en perdre…
Alors, pour savoir combien coute un séminaire d’entreprise, il faut demander un devis auprès des prestataires que vous aurez sélectionné. Mais comment choisir son prestataire ? Le premier élément à considérer c’est la réactivité de l’agence. Un bon prestataire doit être capable de vous donner une réponse rapide à votre demande et vous fournir les réponses dont vous aurez besoin dans le plus bref délai.
Optez également pour une agence qui a de l’expérience. Attention, dans ce domaine elles peuvent être très variées et le prix en découlera forcement. Pour vous orienter, je vous conseille de consulter 2 ou 3 prestataires maximum avec des critères de sélection différents : localisation de l’agence, type de rémunération, qualité du contact et personnalisation de l’organisation, variété des propositions sur site et/ou par téléphone.
En outre, il est préférable de choisir une entreprise ayant déjà organisé le genre de séminaire que vous prévoyez de faire. Si vous voulez organiser un évènement de grande envergure, ne soyez pas attiré par les tarifs trop bas d’une agence habituée à organiser un évènement de petite taille. Par ailleurs, il faut tenir compte de la tarification. Vous pouvez trouver des prestataires bon marché proposant des prestations de qualité avec un service sur mesure attentif et soucieux à chacune de vos demandes.
Certaines agences vous proposent également un premier rendez-vous sans engagement. Celui-ci sera économique et surtout très pratique pour identifier la qualité de son interlocuteur. Il permet également de tracer les contours de votre projet, vous conseiller pour définir le plus précisément possible les produits qui correspondront le mieux à vos attentes.
En résumé, l’organisation d’un séminaire ne s’improvise pas. Si vous recherchez la performance et l’efficacité vous devrez vous faire aider d’une agence spécialisée. Quoiqu’il arrive, gardez à l’esprit que le moment que vous voulez créer répond aux attentes précises des tous ses participants à commencer par les vôtres. Un séminaire réussi est celui qui laisse des souvenirs.
Nous restons à votre écoute,
DERRÉ Vincent
Feeling – vos évènements clés en main
06.07.64.66.84
06/04/2020