Vous souhaitez organiser une manifestation à caractère populaire où vous attendez une forte affluence du public (plus de 5000 visiteurs). Voici en quelques lignes le résumé des actions d’accompagnement qui constitueront la structure de notre prestation :
- Réunion de lancement du projet.
- Gestion de la programmation.
- Gestion des supports de communication.
- Organisation et animation des réunions de préparation.
- Contact et suivi des intervenants, exposants (conférences, associations, commerçants).
- Identification, négociation et réservation des besoins en matière d’accueil du public :
Matériels : mobilier, décoration, panneautage, sécurité, impression de documents (plan), communication, matériel spécifique, …
Humains : personnel d’accueil, technique, sécurité, traiteur, spécifique, …
- Contact, négociation et coordination des prestataires.
- Production, gestion et suivi des actions et documents administratifs légaux en lien avec les services compétents (Dispositif Prévisionnel de secours, évaluation des risques).
- Conduite et management des équipes de montage et démontage.
- Présence de nos équipes le jour de l’événement.
- Pilotage et suivi de l’enchainement des animations et temps forts de la manifestation.
- Assistance des opérations de démontage pour restitution du site dans les meilleures conditions.
- Réunion de débriefing avec bilan et transmission des éléments d’organisation.
