« Ce dont rêve tout chef d’entreprise, c’est que la rentabilité de son entreprise augmente et que son activité pérennise ».

Bon, autant le dire tout de suite, en ce moment c’est pas gagné ! Votre activité est à l’arrêt, celles de vos partenaires également, votre trésorerie fond jour après jour, bref rien de réjouissant… et pourtant!

Un séminaire pour quoi faire ?

Les raisons d’organiser un séminaire d’entreprise sont nombreuses. Certaines personnes entendent par séminaire d’entreprise une sortie au vert avec les collaborateurs, une découverte culturelle ou gastronomique, la visite d’une ville ou d’une destination loin du siège… bref, les solutions sont infinies mais pas votre budget.

En réalité, un séminaire d’entreprise c’est une session de travail organisé à l’extérieur du lieu habituel de travail. Son principal objectif est d’augmenter la motivation, la productivité et la créativité des salariés. Et il en faudra à votre équipe pour cette reprise.

Un séminaire peut être aussi un moyen de récompenser les salariés, d’améliorer leur savoir-faire et leurs compétences. Il peut durer un ou plusieurs jours en fonction des objectifs de chaque entreprise et répond à des besoins précis. On dit qu’il est S.M.A.R.T (intelligent):

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporellement défini

Oui mais c’est bien beau tous ces mots anglais, mais alors on fait quoi, quand, et où?

Première chose, définir un ou des objectifs. Pour ce faire, je vous propose de classer votre projet dans un de ces calibres, juste pour tracer une ligne directrice.

  • Le séminaire de direction: cadre extraprofessionnel qui vise à réunir les responsables pour orienter une situation ou prendre des décisions importantes
  • Le séminaire d’intégration: pour accueillir comme il ce doit les nouveaux collaborateurs
  • Le séminaire de formation (tout est dit)
  • Le séminaire de cohésion: le plus usité même si les variantes sont multiples
  • Le séminaire de remerciements (encore une fois, rien à ajouter)

Une fois ce calibre passé, il vous faut définir quelques limites:

  • le budget: qui conditionne souvent tout le reste
  • quand, où et avec qui?

Et c’est là que le travail se corse. Car si vous savez exactement le budget que vous pouvez y consacrer, vous savez également que votre temps est précieux. Seulement, il demande un minimum d’organisation pour assurer sa réussite. Pas de panique, nous sommes là et je vous invite à consulter l’article sur les avantages à déléguer son organisation.

Des économies rien que des économies

Que vous vouliez organiser un séminaire de formation, d’intégration, de direction ou de team-building, un certain nombre d’éléments peuvent venir gonfler le prix de l’évènement. Mais en cette période particulière, le mot d’ordre c’est de faire des économies. Alors passons en revue les possibilités:

  • La durée du séminaire

L’un des premiers facteurs à prendre en compte c’est la durée du séminaire. Si vous avez un budget limité, prévoyez un évènement de courte durée, mais efficace. Pas besoin de passer des heures en salle. Votre séminaire sera d’autant plus efficace si vous choisissez d’aller à l’essentiel. Et puis parce que plus il est long, plus il est cher.

  • Le lieu du séminaire

Il faut aussi tenir compte du lieu du séminaire. Certains sont persuadés que pour assurer l’efficacité de l’évènement et l’implication de l’équipe, il est préférable d’organiser son évènement d’entreprise dans une ville ou même un département autre que le lieu habituel de l’entreprise. S’il est reconnu qu’un lieu différent (inconnu de tous) est plus propice à la qualité des échanges, certains de ces lieux sont parfois très proches de vous. Il suffit de chercher, car plus vous irez loin, plus vous paierez cher.

  • Le nombre de participants

Le nombre de participants détermine aussi le prix du séminaire. Voilà pourquoi un séminaire de direction coûte généralement moins cher qu’un séminaire regroupant tous les salariés de l’entreprise. Je ne veux pas dire par là que tous vos salariés ne méritent pas une petite balade, mais choisir la cible de son séminaire est un paramètre important quand on cherche à faire des économies sachant que la capacité du lieu en découle et que son tarif aussi.

  • Le transport des participants

Lorsque vous organisez un séminaire, vous devez aussi tenir compte du déplacement de chacun de vos participants. Certains optent pour un déplacement collectif, d’autres laissent les participants y aller par leurs propres moyens. Et il n’y a aucun scrupule à cette dernière solution. Le temps consacré au séminaire est compris dans le temps de travail de vos salariés et un covoiturage bien organisé en amont fait partie des solutions économiques.

1 véhicule = 4 personnes = 1 indemnité de déplacement.

  • La restauration

Voici LE poste de dépense qui n’est pas à prendre à la légère. Rare sont ceux qui organise un séminaire pour manger un œuf dur à midi. Oui mais, se faire plaisir en matière de gastronomie peut vite couter cher. Et multiplié par le nombre de participants… aie aie aie! Sachez que le repas reste un moment de partage et de convivialité. Beaucoup y sont attachés. Un repas très qualitatif dans une ambiance délétère et votre séminaire est par terre. La formule du repas doit être en rapport avec le type de séminaire organisé:

séminaire de cohésion = barbecue

séminaire d’intégration= lunch avec animations

séminaire de formation= plat-dessert (en respectant une certaine qualité).

  • L’hébergement

Si la restauration est un budget important, celui de l’hébergement n’en est pas moindre. Pour traiter la question, il est un avantage de connaitre les personnalités de chaque participants. Sorti d’une journée classique de travail en d’autres termes : de sa zone de confort, certains collaborateurs se montrent sous un autre jour. Il est donc important de choisir un lieu qui permettra de mettre à l’aise la majorité de vos collaborateurs. Et dans ce domaine les offres sont aussi nombreuses que différentes, dans leurs tarifs également. Alors pas le choix, il faut consulter les prestataires un à un. Mais s’il n’est pas concevable de proposer (ou d’imposer) un hébergement collectif dans le cadre d’une séminaire de direction, cette possibilité économique est tout a fait envisageable et adaptée pour un séminaire de cohésion. Par groupe de 2 ou 3 dans un lieu tellement atypique (yourtes, cabanes dans les arbres, sur l’eau, sous terre,  dans une bulle, …) que les participants en oublieront les conditions d’hébergement. L’essentiel se concentrera a vivre l’expérience unique pleinement. Et c’est d’ailleurs là un des atouts majeurs du séminaire sur plusieurs jours.

  • Activités extraprofessionnelles

Dans le cas d’un séminaire de team-building, la variété et le type d’activités que vous allez réaliser feront largement varier vos dépenses. Il est souvent plus intéressant de faire les recherches soit-même en choisissant un prestataire spécialisé dans ce type d’animations. Certains hébergeurs vous proposent une palette de produits qui sont issus des partenariats qu’il ont conclu avec les spécialistes. Mais attention, ces propositions cachent souvent des surprises. A vous de les identifier pour ne pas vous faire piéger avec cette fâcheuse impression de s’être fait arnaquer. Les économies se réalisent parfois en ayant l’audace de faire confiance à des « petits » prestataires qui de par leur savoir-faire et leur capacité d’adaptation sauront vous ravir. C’est même une des meilleurs solutions pour trouver l’animation originale, celle qui surprendra vos collaborateurs.

Enfin un dernier conseil, si ces activités clôturent votre séminaire, il est impératif d’y apporter un soin particulier car il donnera la note finale à (aux) la (les) journée(s) passée(s) ensemble. Il en va du résultat de votre projet et donc de la vision globale d’avenir que vous souhaitez transmettre à vos collaborateurs.

Pour aller plus loin dans l’organisation de votre séminaire, nous restons à votre disposition.

Feeling – vos évènements clés en main

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03/04/2020