L’interdiction des événements depuis fin février puis le confinement général ont dramatiquement impacté tous les acteurs des métiers de l’événementiel.
Aujourd’hui c’est à nos clients que nous pensons en travaillant des protocoles d’accueil et d’organisation pour tous types d’évènements afin de les rassurer, de relancer et surtout de redonner confiance pour que l’esprit « revienne à la fête » en toute tranquillité.
Dans cet esprit de construction les organisations professionnelles de la filière se sont unies pour défendre leurs métiers en allant de l’avant et ainsi proposer aux services de l’Etat un « guide des bonnes pratiques » reprenant les mesures concrètes à mettre en place rapidement. Celui-ci se veut être un « mémoire de préconisations » organisé autour des principes généraux de prévention des risques.
Alors que faut-il retenir de ce « guide de la filière événementielle » ?
Faisons un rapide tour des mesures essentielles illustrées par des exemples concrets afin de vous aider à y voir plus clair dans l’organisation de vos futurs projets.
Dans l’événementiel les sujets sont nombreux et méritent tous une attention particulière surtout en matière sanitaire. Leurs solutions doivent impérativement s’adapter au contexte. L’enjeu est de taille, maintenant, demain, et même bien après cette crise sanitaire.
La sécurité du public au cœur des préoccupations :
C’est l’axe majeur de la réussite d’un événement qu’il soit privé ou public, car en ces temps de crise c’est ce qui fait toute la différence. Assurer à vos invités une totale maitrise de la situation est essentielle pour vous garantir une affluence à la hauteur de vos espérances. C’est encore plus essentiel quand il s’agit d’un événement public dont l’affluence conditionne votre réussite.
- Commençons par les capacités d’accueil. Elles doivent impérativement être recalculées ou recalibrées quand le contexte le permet. En prenant en compte les règles de distanciation sociales, un auditorium de 700 places hier ne peut contenir aujourd’hui que 350 personnes (1 siège sur 2 en quinconce). Suivant le type d’événement la surface par personne ne doit pas être inférieure à 2.5m² (brut) sachant qu’il sera nécessaire d’affecter ce calcul à tous les espaces privés comme publics (accès, sanitaires,…)
- Si l’espace est une préoccupation importante, le matériel sanitaire mis à disposition de vos visiteurs n’est pas en reste. Il doit être prévu en fonction de l’affluence, mis à disposition aux endroits stratégiques et obligatoires (entrées-sorties, sanitaires, poste de prise de parole,…). Vous pouvez également vous aider de matériel physique pour canaliser les flux (barrières, marquage au sol…). Un référent sanitaire se verra confier le contrôle du bon approvisionnement de ce matériel, de sa bonne utilisation tout en sensibilisant l’ensemble des intervenants à l’accompagnement et au conseil du public.
- Ces mesures sur le terrain s’accompagnent bien entendu d’une information obligatoire en amont vers les visiteurs (mailing, recommandations-obligations associées à l’invitation,…) qui outre les conditions d’accès à l’événement (ne pas être malade, contrôle systématique de la température à l’entrée) auront par exemple l’obligation de porter un masque. L’affichage, la sensibilisation, le programme de sécurité, sont autant d’informations qui permettront au public de se sentir en sécurité et faciliteront la bonne action au détriment de la surprise.
- Les canaux de diffusion de ces informations doivent être impérativement repensés avec le souci constant de dématérialiser (à l’aide de l’audio, la vidéo ou par envoi électronique des catalogues ou autre documents spécifiques).
Tous ces exemples ne sont pas des règles absolues. Ils doivent vous permettre d’enclencher une réflexion à tous niveaux même à ceux dont nous ne pensons pas forcement en premier lieu: la gestion des bagages, des vestiaires, du paiement (paiement sans contact), ou des espaces de restauration (inciter à la réservation, marquage au sol, présenter les menus sur ardoises,….) ainsi que la proscription de tout matériel en commun comme un simple stylo.
S’il est impératif de penser à toutes ces mesures destinées à garantir la sécurité du public, il est tout aussi essentiel de les faire appliquer aux équipes d’organisation en les ajustant à toutes les phases du projet. Des protocoles de désinfection et de leurs applications régulières et programmées à la mise à disposition du matériel (masques, gel hydrologique) jusqu’au respect des distanciations sociales ou de l’utilisation d’engins ou de matériel commun, tout doit être réfléchi dans les moindres détails.
Tout cela doit vous paraitre démesuré mais c’est le passage obligé si vous souhaitez organiser un événement prochainement. Et dites-vous bien que d’engager des RÉFLEXIONS n’oblige pas le passage à l’ACTION. Chaque événement a ses caractéristiques propres qui demandent des solutions adaptées.
Dans ces conditions, certains se poseront la question de la rentabilité de leur événement : Faut-il mettre en place toutes ces mesures au risque de voir la facture augmenter avec une affluence incertaine?
La réflexion est bonne, reste à trouver les solutions. Mais ce qui ressort de tout cela est encore plus vrai aujourd’hui : organiser un événement reste un métier à part entière.
Alors n’hésitez pas à prendre contact avec un professionnel du secteur, il est prêt à vous aider sachant que son analyse restera financièrement réduite tant son métier en dépend.
DERRÉ Vincent
Feeling – vos évènements clés en main
06.07.64.66.84
04/06/2020